Datenschutzhinweise für das FirmenOnline Arbeitgeber-Portal

Hinweise zum Datenschutz

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die Allianz Lebensversicherungs-AG, die Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:

Allianz Lebensversicherungs-AG
Reinsburgstraße 19
70178 Stuttgart
Telefon: +49 89 3800-0
E-Mail: info@allianz.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der oben genannten Postadresse, mit dem Zusatz „An den Datenschutzbeauftragten“ oder unter der E-Mail-Adresse: datenschutz@allianz.de
 
 

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung von Daten

Das FirmenOnline Arbeitgeber-Portal ermöglicht Ihnen, an zentraler Stelle einen Überblick über Gruppenverträge der betrieblichen Altersvorsorge zu gewinnen. Neben den Vertragsdaten verarbeiten wir Ihre Kommunikationsdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), um mit Ihnen in Kontakt treten zu können. Weiterhin verarbeiten wir Ihre Portalkontodaten (Benutzername/ Zugangskennung, Passwort/PIN) und Ihr Auftragsbuch (Nutzeraktionen im FirmenOnline Arbeitgeber-Portal). Zudem speichern wir – verschlüsselt und ohne, dass eine Einsichtnahme des Inhalts durch Mitarbeiter der Allianz möglich ist – selbstständig von Ihnen hochgeladene Dokumente zu Versicherungsverträgen mit der Allianz oder anderen Versicherungs- und Finanzdienstleistungsunternehmen. Die Verarbeitung der von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten ist dabei notwendig, um unsere Verpflichtungen aus der mit Ihnen eingegangenen Nutzungsvereinbarung über FirmenOnline zu erfüllen.

Ihre Daten verarbeiten wir auch, wenn es erforderlich ist, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten zu wahren. Dies kann insbesondere der Fall sein:

  • zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs,
  • um im Falle rechtlicher Auseinandersetzungen Sachverhalte nachvollziehen und belegen zu können,
  • um die Nutzung von FirmenOnline statistisch auszuwerten.

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten).

Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

  • KVM Kunden- und Vertriebsmanagement GmbH – Technische Dienstleistung und Bearbeitung von Supportanfragen
  • Bankverlag – Technische Dienstleistung zur Authentifizierung (iTan Service)

Dauer der Datenspeicherung

Grundsätzlich löschen wir Ihre Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, die vorübergehende Aufbewahrung ist weiterhin notwendig. So speichern wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung ergeben. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn volle Jahre. Zudem bewahren wir Ihre Daten für die Zeit auf, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).

Betroffenenrechte

Sie können unter der o.g. Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten sowie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer Daten verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen.

Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Daneben haben Sie die Möglichkeit, sich an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.

Die für uns zuständige Behörde ist:

Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg in Stuttgart.

Widerspruchsrecht

Sie können einer Verarbeitung Ihrer Daten zu Zwecken der Direktwerbung widersprechen. Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.
 

Schutzmaßnahmen

Umgang mit E-Mails

Überall, wo Sie von Allianz Webseiten aus eine Nachricht an die Allianz versenden können, erfolgt eine kryptografische Verschlüsselung des Nachrichteninhalts. Nur der Empfänger also kann die Nachricht lesen. Die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse benutzen wir, um Ihnen per E-Mail mit der gewünschten Information zu antworten. Mitteilungen über Kundensachverhalte versenden wir nicht unverschlüsselt per E-Mail, es sei denn Sie haben in einen möglicherweise unverschlüsselten Versand von E-Mails zuvor eingewilligt. Unabhängig von einer etwaigen Einwilligung versenden wir besonders sensible Informationen (z.B. Gesundheitsdaten oder nicht trunkierte Bankdaten) nicht per E-Mail. Bezieht sich der Inhalt Ihrer Nachricht auf ein Vertragsverhältnis, bewahren wir die E-Mail auf.

Bevor Sie uns eine unverschlüsselte E-Mail über Ihren Internet-Provider schicken, bedenken Sie, dass deren Inhalt im Internet nicht unbedingt gegen unbefugte Kenntnisnahme, Verfälschung usw. geschützt ist.Bitte haben Sie Verständnis, dass dabei externe Dienstleister, die eingehende E-Mails für uns nach Spam und Malware filtern, Zugriff auf Ihre E-Mail erhalten können.

Verschlüsselungszertifikate für eine direkte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zu internen Ansprechpartnern finden Sie unter https://rootca.allianz.com/GDSearch/.
(Diese Verschlüsselung basiert auf S/MIME und ist nur nutzbar, wenn Sie selbst ebenfalls über ein S/MIME Zertifikat verfügen.)

Weitere sicherheitstechnische Merkmale von FirmenOnline sind zurzeit:

  • TLS-Verschlüsselung auf allen Kommunikationswegen in FirmenOnline.
  • Zusätzliche Verschlüsselung bestimmter Daten auf unseren Datenbanksystemen

Verschlüsselung

Bei jedem Dialog über Allianz Webseiten, der personenbezogene Daten enthalten kann, setzen wir eine automatische kryptografische Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ein. Die Schlüssellänge beträgt jeweils mindestens 128 Bit.

Zugriffsschutz bei der Allianz

Das Allianz Datenverarbeitungsnetzwerk ist zur Außenwelt hin durch ein Firewallsystem nach dem aktuellen Stand der Technik geschützt. Allianz interne Anwendungen sind nur über ein Anmeldeverfahren mit individuellem Benutzerschlüssel und Passwort für Berechtigte zugänglich. Innerhalb der Anwendungen sind die Benutzerrechte nach geschäftlichem Bedarf über Legitimationssysteme eingeschränkt.

Da zu einer erfolgreichen Sicherheitsstrategie neben technischen Maßnahmen auch der verantwortliche Umgang mit den Zugangsdaten durch Sie selber gehört, möchten wir Ihnen folgende Hinweise geben:

  • Ändern Sie in regelmäßigen Abständen Ihr Passwort.
  • Achten Sie auf Auffälligkeiten hinsichtlich des Erscheinungsbildes unseres Webauftritts.
  • Vermeiden Sie es, Ihnen unbekannte Computersysteme z.B. in einem Internetcafé oder einem Hotel zur Abwicklung von Transaktionen im FirmenOnline Arbeitgerber-Portal zu nutzen. Wenn nicht anders möglich, dann löschen Sie den Zwischenspeicher (Cache) des Systems nach Ihrer Sitzung.
  • Beenden Sie Ihren Aufenthalt beim FirmenOnline Arbeitgeber-Portal immer durch den Logout-Button.
  • Wir werden Sie zu keinem Zeitpunkt persönlich nach personalisierten Sicherheitsmerkmalen wie beispielsweise Ihrem Passwort fragen.
  • Nehmen Sie bei Auffälligkeiten Kontakt mit unserem Service Center auf. Sie erreichen es von Montag bis Freitag zwischen 8 und 20 Uhr unter der kostenlosen Rufnummer 08 00.4 74 01 12.

Informationen zu Cookies

Unsere Website verwendet Cookies, um Ihnen das bestmögliche Ergebnis zu bieten.

Cookies sind kleine Dateien, die auf Ihrer Festplatte abgelegt werden. Hierbei unterscheidet man zwischen sogenannten Session-Cookies, die nach dem Schließen Ihres Browsers wieder gelöscht werden, und den persistenten Cookies, die für einen längeren Zeitraum auf Ihrem Endgerät gespeichert werden.

Wir benutzen eine Art von Cookies – die Session Cookies

Session-Cookies bleiben nur so lange gespeichert, bis Sie Ihren Browser schließen. Danach werden die Cookies automatisch von Ihrem Computer entfernt. Diese Cookies beinhalten eine Reihe von Daten, z.b. Ihren ausgewählten Vertreter, oder um Sie während Ihres Besuches auf FirmenOnline angemeldet zu lassen. Diese Session-Cookies werden dazu verwendet, um Ihnen eine gute Benutzererfahrung zu garantieren, wenn Sie FirmenOnline benutzen.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder genrell ausschließen. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.